各学园：
按照学校档案工作的规定，求是学院正在逐步完善、规范立卷建档工作，请各学园积极配合做好此项工作，并上报归档材料。档案归档以年为单位，此次归档时间范围为：2019年1月1日——2019年12月31日。
一、归档内容
（一）、文件（发文、会议纪要）
1、发文纸质版：红头正文、发文定稿（没有红头文号的word文档）、文件签发单(填写完整)。
2、发文电子版：文件扫描（要求有红章）。
3、会议纪要是红头的可以不盖章，电子版word直接转为pdf格式。
（二）、总结、计划
1、纸质版：最后要盖章（各学园盖自己学园章）
2、电子版：word转pdf（可以不盖章）
（三）、活动册子
1、纸质版：最后要盖章
2、电子版：word转pdf（可以不盖章）
（四）、求是学院期间转学、退学等原因学生学籍异动情况汇总表(只要纸质版)
（五）、其它可以归档的材料（相片、音频、视频都可归档，这项由各学园负责宣传的老师在活动结束后及时录入，用工号登陆档案馆网站）
1、重大的活动资料
2、有特色和纪念意义的活动资料
3、军训档案归档（照片要最原始，无修改的）。
二、注意事项
1、文件签发单只要纸质版，不要电子版。
2、扫描件用pdf格式，大小无规定。
3、电子杂志、年鉴等不是pdf格式也可以归档。
4、多存有意义的，意义不大的各学园自己保存。一般年鉴、月报录入，周报学园自己保存。
5、整理顺序：红头文件、签发单、文件定稿。
6、移交单（案卷目录）一年一份，备考表整理人签名。
三、上交时间
请各学园按照要求整理归档，并于6月3日（周三）前交至求是学院党政办公室。
求是学院
2020年5月20日