关于做好2019年求是学院立卷建档工作的通知

发布者:符洪波发布时间:2020-05-22浏览次数:128

各学园:

按照学校档案工作的规定,求是学院正在逐步完善、规范立卷建档工作,请各学园积极配合做好此项工作,并上报归档材料。档案归档以年为单位,此次归档时间范围为:201911日——20191231日。

一、归档内容

(一)、文件(发文、会议纪要)

1、发文纸质版:红头正文、发文定稿(没有红头文号的word文档)、文件签发单(填写完整)

2、发文电子版:文件扫描(要求有红章)。

3、会议纪要是红头的可以不盖章,电子版word直接转为pdf格式。

(二)、总结、计划

1、纸质版:最后要盖章(各学园盖自己学园章)

2、电子版:wordpdf(可以不盖章)

(三)、活动册子

1、纸质版:最后要盖章

2、电子版:wordpdf(可以不盖章)

(四)、求是学院期间转学、退学等原因学生学籍异动情况汇总表(只要纸质版)

(五)、其它可以归档的材料(相片、音频、视频都可归档,这项由各学园负责宣传的老师在活动结束后及时录入,用工号登陆档案馆网站)

1、重大的活动资料

2、有特色和纪念意义的活动资料

3、军训档案归档(照片要最原始,无修改的)。

二、注意事项

1、文件签发单只要纸质版,不要电子版。

2、扫描件用pdf格式,大小无规定。

3、电子杂志、年鉴等不是pdf格式也可以归档。

4、多存有意义的,意义不大的各学园自己保存。一般年鉴、月报录入,周报学园自己保存。

5、整理顺序:红头文件、签发单、文件定稿。

6、移交单(案卷目录)一年一份,备考表整理人签名。

三、上交时间

请各学园按照要求整理归档,并于63日(周三)前交至求是学院党政办公室。 

 

 

                                                                                                                                                        求是学院

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